Projektbericht: Digitalisierung der Dokumentenflut und des Dokumentenmanagements mit Adocu und Noventi – Ein Lighthouse-Projekt für die Zukunft

Digitalisierung ist in aller Munde, doch was passiert, wenn ein klassisches Unternehmen wie eine Apothekengruppe den Schritt wagt, nicht nur Prozesse zu optimieren, sondern die gesamte Arbeitsweise zu revolutionieren? Genau hier setzte eines unserer stolzesten Projekte im letzten Jahr an – die vollständige Digitalisierung einer mittelständischen Apothekengruppe mit angeschlossenen Blisterzentrum im Rheinland. 

Dies war kein gewöhnliches Digitalisierungsprojekt, sondern ein herausragendes Beispiel dafür, wie man mit der richtigen Strategie und Technologie ein Unternehmen transformieren kann.

Ausgangssituation: Papierchaos in der Apotheke

Die Apothekengruppe, inhabergeführt von zwei Brüdern in der nächsten Generation, hatte mit einem erheblichen Problem zu kämpfen: Dem täglichen Umgang mit einer schier endlosen Flut an Faxdokumenten. Bis zu 500 Faxe pro Tag, überwiegend mehrseitig, erreichten die Apotheken – hauptsächlich Medikationspläne, Verordnungen und Rezepte, aber auch Datenschutzvereinbarungen und allgemeiner Schriftverkehr von Arztpraxen, Pflegeheimen und Krankenhäusern. Die Dokumente wurden im angeschlossenen Blisterzentrum verarbeitet.

Das zentrale Apothekensystem Noventi in Verbindung mit Prokas, das von der Gruppe verwendet wurde, konnte diese Mengen an Dokumenten nur mit erheblichem manuellem Aufwand bewältigen. Weder das Dokumentenmanagementsystem adocu von Noventi war technisch in der Lage, diesen Prozess abzubilden.

So wurden Faxe ausgedruckt, manuell bearbeitet, anschließend gescannt. Die Prozesse waren fehleranfällig und verlangsamten den Workflow erheblich.

Darüber hinaus konnten die Dokumente nur sehr unzureichend OCR indiziert werden. Die zentrale Herausforderung bestand darin, diese massive Dokumentenflut effizienter zu verwalten und vollständig zu digitalisieren – ohne dabei den Arbeitsalltag in den Apotheken zu stören.

Herausforderung: Die Suche nach einer ganzheitlichen digitalen Lösung

Unsere Aufgabe war es, eine digitale Lösung zu entwickeln, die es ermöglicht, Faxe und andere Dokumente nahtlos in das bestehende System zu integrieren, ohne die bisherige Infrastruktur komplett zu ersetzen. Zusätzlich musste das neue System in der Lage sein, Dokumente effizient zu sortieren, zu bearbeiten und den Patientenakten zuzuordnen – und das alles DSGVO-konform. Patientendaten sind schließlich besonders schützenswerte Daten.

Die größte Herausforderung war die fehlende Import-Schnittstelle zwischen Noventi und Prokas, die eine saubere und reibungslose Bearbeitung und Ablage der Dokumente verhinderte. Es war klar, dass eine maßgeschneiderte Lösung notwendig war, um den gesamten Dokumentenfluss zu digitalisieren und zu automatisieren.

Die Lösung: Ein mehrstufiges Digitalisierungsprojekt

Unser Ansatz gliederte sich in mehrere Meilensteine, die es uns ermöglichten, die Prozesse Schritt für Schritt zu verbessern und gleichzeitig die reibungslose Weiterführung des Apothekenbetriebs zu gewährleisten.

1. Umstellung auf Digitalfax

Der erste und wichtigste Schritt war die Umstellung des gesamten Faxempfangs auf Digitalfax. Anstelle von Papierfaxes wurden die Dokumente nun als digitale Dateien per E-Mail empfangen. Diese Umstellung sorgte nicht nur für eine erhebliche Zeitersparnis, sondern ermöglichte es auch, die Dokumente direkt in digitale Workflows einzubinden.

Zusätzlich wurde das Faxsystem mit mehrfacher Ausfallsicherheit und Backupsystemen ausgestattet, um die DSGVO-Konformität sicherzustellen. Damit konnten wir sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen und alle Anforderungen an den Datenschutz erfüllt wurden.

2. Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems auf Laravel-Basis

Im zweiten Schritt entwickelten wir ein neues, maßgeschneidertes Dokumentenmanagementsystem auf Basis der Laravel-Plattform. Dieses Dokumentenmanagementsystem wurde anstelle adocu eingesetzt.

Dieses System ermöglichte es, eingehende Dokumente, sei es Fax, E-Mail oder Brief, volldigital zu verarbeiten. Die Dokumente konnten automatisch gesplittet und den jeweiligen Patientenakten in Prokas zugeordnet werden.

Dank der Integration von Google Vision OCR konnten die Dokumente zudem automatisch indiziert und durchsucht werden. Dies ermöglichte eine schnellere Bearbeitung und reduzierte den manuellen Aufwand erheblich. Darüber hinaus wurde das System für eine zukünftige, AI-basierte Auswertung mittels Machine Learning vorbereitet, was die Automatisierungspotenziale weiter erhöht.

3. Integration mit Prokas und Automatisierung der Dokumentenbearbeitung

Eine der größten Herausforderungen war die nahtlose Integration des neuen Systems mit dem bestehenden Apothekensystem Prokas. Unser Ziel war es, die Dokumentenbearbeitung vollständig zu automatisieren, sodass Medikationspläne und Verordnungen automatisch den entsprechenden Patientenakten zugeordnet werden konnten.

Dies gelang uns durch die Entwicklung intelligenter Schnittstellen, die es ermöglichten, die gescannten Dokumente automatisch zu analysieren und in Echtzeit an die jeweiligen Patientenakten anzuhängen.

Ergebnisse: Ein Quantensprung in der Effizienz

Die Umstellung auf digitale Workflows und die Einführung des selbstentwickelten, Dokumentenmanagementsystems führten zu einer drastischen Verbesserung der Effizienz innerhalb der Apothekengruppe.

Durch die Automatisierung ist gelpant bis zu drei Vollzeitstellen einzusparen.

Die Mitarbeiter, die zuvor mit der manuellen Bearbeitung der Dokumente beschäftigt waren, konnten nun für wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden, vor allem unter Berücksichtigung des Fachkräftemangels im Gesundheitswesen..

Darüber hinaus wurde die Fehlerquote bei der Bearbeitung von Medikationsplänen und Verordnungen erheblich reduziert, da menschliche Fehler durch die digitale Verarbeitung minimiert wurden. Die Apotheken konnten nun schneller und präziser auf Anfragen von Pflegeheimen und Krankenhäusern reagieren, was die Kundenzufriedenheit deutlich steigerte.

Blick in die Zukunft: Ein Modell für die gesamte Branche

Dieses Projekt war nicht nur ein großer Erfolg für die Apothekengruppe, sondern diente auch als Modell für andere Unternehmen in der Gesundheitsbranche. Die von uns entwickelte Lösung wurde in mehreren Apotheken und sogar in einem Sanitätshaus der Unternehmensgruppe implementiert.

Das Potenzial dieser digitalen Transformation ist enorm.

Fazit: Digitalisierung als Erfolgsfaktor für Apotheken

Dieses Projekt war für uns ein echtes Lighthouse-Projekt und zeigt, dass die Digitalisierung auch in Bereichen möglich ist, die traditionell auf papierbasierte Prozesse setzen. Durch die Umstellung auf digitale Workflows und die Einführung moderner Technologien konnten wir nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter erheblich verbessern.

Für uns als Team war dieses Projekt ein Beweis dafür, dass Digitalisierung nicht nur ein Trend ist, sondern der Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Wir sind stolz darauf, einen Beitrag zur digitalen Transformation der Apothekenbranche geleistet zu haben und freuen uns darauf, weitere Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft zu begleiten.

Spannend für Sie? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme und ein Kennenlernen.